CANDIDATURE POUR ORGANISER UN CONGRES NATIONAL
I- DEPOT DES CANDIDATURES
Les candidatures pour l’organisation du Congrès d’une année A seront reçues de préférence au plus tard le 31 mars de l’année A-2.
Les clubs intéressés par l’organisation pour les années suivantes peuvent également candidater en précisant l’année choisie.
Les clubs candidats devront déposer auprès du Président de la F.F.B. un dossier présentant leur projet.
II- CONSTITUTION DU DOSSIER
- Préambule : Présentation du club, de ses activités, de son budget annuel de fonctionnement.
- Le dossier doit clairement spécifier les éléments suivants : lieu et date proposés pour la manifestation. Les installations abritant la manifestation : Avec leurs dimensions et/ou leur capacité en nombre de visiteurs, les moyens d’éclairage, les équipements et aménagements dont elles disposent. La fourniture d’un plan est nécessaire.
- Les moyens d’accès : le lieu doit être facilement accessible (train, routes…) pour assurer une bonne participation.
- Restauration : l’organisation retenue pour les repas, pause-café, repas de gala.
- Les animations pressenties pour les congressistes : démonstrateurs, ateliers, conférences, projections, etc…).
- Les éventuelles animations pressenties pour les accompagnants : excursions, visites, activités diverses…
- Budget prévisionnel : Une première estimation chiffrée du projet en recettes et en dépenses.
- Le comité d’organisation : il comprend pour la FFB le Président, le Trésorier et le Délégué Régional concerné. Pour le club : le Président, le trésorier et le responsable de l’organisation du Congrès.
Ce qui est nécessaire pour l’organisation d’un Congrès FFB
- Une salle d’exposition pouvant accueillir au moins une centaine d’arbres ( 1,80 ml par arbre, profondeur de 0,85 m (conseillé), allées minimum 2,00 m, il pourra être toléré des passages aux normes en vigueur soit actuellement 1,40 m ).
- Une salle pouvant accueillir une soixantaine de personnes assises pour l’Assemblée Générale annuelle de la F.F.B. qui a lieu pendant le Congrès.
- Une salle pour le Concours du Nouveau Talent pouvant accueillir 10 candidats.
- Un espace pouvant accueillir le stand de la FFB d’environ 18 m2
- Des fonds et nappages en tissus ignifugés fournis par le club organisateur.
Communication vers les clubs : toutes les communications à destination des clubs seront assurées par la FFB.
Les intervenants non membres de la FFB :
Chaque démonstration ou atelier fera l’objet d’un contrat entre l’intervenant, le club organisateur et la FFB, projet de contrat annexé au contrat de partenariat
III. ACCEPTATION DU DOSSIER :
Seul le Conseil d’Administration de la F.F.B. a le pouvoir d’accepter une demande ou de la rejeter.
Le Conseil d’Administration a également le pouvoir d’annuler le Contrat s’il estime que les organisateurs ne suivent pas les directives ou exigences contenues dans le cahier des charges, ou qu’ils ne sont pas en mesure de poursuivre le projet de façon satisfaisante.
Candidatures multiples :
Dans le cas où plusieurs candidatures seraient déposées pour une année donnée, c’est le CA de la FFB qui, sur délibération, désignera la candidature retenue.
Les engagements :
Une convention liant les deux parties sera signée d’une part par le Président de la F.F.B. et d’autre part par le Président du club organisateur.
Si vous souhaitez organiser le congrès national, les documents ci-dessous peuvent être téléchargés.
Télécharger la Documentation de Candidature